تا بتوانند ارتباط خود را با فرد اجرا کننده حفظ کنند، و هدف سخنان و یا اجرای آن را به صورت بهتر درک کنند.اتاق کنفرانس باید مجهز به تجهیزاتی مانند پورت تلفن و دیتا، لپ تاپ، پرینتر و دستگاه فکس باشد