تا بتوانند ارتباط خود را با فرد اجرا کننده حفظ کنند، و هدف سخنان و یا اجرای آن را به صورت بهتر درک کنند.
اتاق کنفرانس باید مجهز به تجهیزاتی مانند پورت تلفن و دیتا، لپ تاپ، پرینتر و دستگاه فکس باشد تا افراد مجبور نباشند اتاق را ترک کنند.
بر اساس فضای موجود در اتاق کنفرانس باید یک نمایشگر مناسب با آن انتخاب شود.
برای بهره بردن از نورهای طبیعی می توان از پارتیشن های شیشه ای و رنگ های بسیار روشن در طراحی استفاده کرد.
در انتها اما به مهم‌ترین بخش یک سالن همایش می‌رسیم که همان صندلی‌ها یا مبلمان آن هستند، این موضوع را در ادامه به طور دقیق‌تر بررسی خواهیم کرد.
طراحی کارآمد و مدرن از مهم ترین تغییراتی است که در این فضاها به وجود آمده است. از مهم ترین فاکتورهایی که در مطالعه ضوابط طراحی سالن همایش باید در نظر داشت، سیستم های صوتی، ضبط و پخش تصاویر، نورپردازی، تاسیسات الکتریکی و مکانیکی، اجرای دیوار پوش و کفپوش ها، مبلمان و … می باشند.
از موارد مهم دیگر بحث میز و صندلی ها در تجهیز سالن کنفرانس می باشد. صندلی ها باید برای استفاده طولانی و چند ساعته مناسب باشد. جنس برخی صندلی ها برای سالن کنفرانس مناسب نبوده و گرما را به خود جذب می کنند.
استفاده از فناوری‌های تعاملی مانند نرم‌افزارهای ارتباطی، وای‌فای و سایر ابزارهای تعاملی به شرکت‌کنندگان این امکان را می‌دهد تا به راحتی اطلاعات را به اشتراک بگذارند و در فرآیندهای مشارکتی شرکت کنند.
در تجهیز سالن کنفرانس باید به روشنایی و میزان نور نیز دقت شود. افراد غیر حرفه ای در زمان تجهیز سالن کنفرانس به این نکات دقت نکرده و کارایی سالن کنفرانس را پایین می آورند.
نحوه و زاویه نصب بلندگوهای دیواری و سقفی برای پخش مناسب صدا به صورت یکنواخت به تمام سالن نیز از دیگر نکات مهمی است که باید در طراحی سالن همایش به آن توجه شود.
میکروفن سالن کنفرانس از نوع رومیزی روکار و توکار بوده و با قابلیت ارتباط باسیم و بی سیم طراحی شده‌اند.
مشاور باید یک برآورد قیمت از هزینه های احتمالی برای ساختن و تجهیز کردن سالن کنفرانس را در اختیار کارفرما قرار دهد.
فضای آرام و بدون سر ماخذ مقاله و صدا باعث می شود افراد تمرکز بیشتری داشته باشند.
فراهم کردن اینترنت پرسرعت در سالن کنفرانس از اصول اساسی تجهیزات است.